MENTIONS LÉGALES
Éditeur du service
ASTERIA RH
Société par actions simplifiée à associé unique au capital de 1 000 euros
Siège social : Centre d'Affaires Californie — 97232 Le Lamentin, Martinique
Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Fort-de-France
sous le numéro 992 919 373 R.C.S. Fort-de-France
Numéro de TVA intracommunautaire : FR69 992 919 373
Code APE : 70.22Z — Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Directrice de la publication : Géraldine Sebag, présidente
Contact : conformite@asteriarh.fr
Hébergement
OVH SAS
2 rue Kellermann — 59100 Roubaix — France
Téléphone : 1007
Site : www.ovhcloud.com
Propriété intellectuelle
L’ensemble des éléments composant le service AsteriaPro — architecture, textes, interfaces, éléments graphiques — est la propriété exclusive d’Asteria RH, sauf mention contraire. Toute reproduction ou représentation, totale ou partielle, sans autorisation écrite préalable est interdite.
Les documents déposés par les utilisateurs demeurent la propriété de leurs titulaires respectifs.
Accès au service
L’accès à AsteriaPro est réservé aux utilisateurs disposant d’un lien d’accès nominatif fourni par Asteria RH. Toute tentative d’accès non autorisé fait l’objet d’une journalisation et peut donner lieu à des poursuites.
Signalement
Toute difficulté relative au fonctionnement du service ou au traitement des données peut être signalée à conformite@asteriarh.fr.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Dernière mise à jour : [date de publication]
1. Objet
Cette politique explique comment les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre du service AsteriaPro, conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle s’adresse à trois publics :
- les entreprises donneuses d’ordre qui utilisent le service pour suivre leurs sous-traitants ;
- les entreprises sous-traitantes dont les documents sont collectés ;
- les personnes physiques dont les données figurent dans ces documents.
2. Qui traite vos données
AsteriaPro est un outil mis à disposition des entreprises donneuses d’ordre pour leur permettre de satisfaire à leur obligation légale de vigilance.
Le responsable du traitement est l’entreprise donneuse d’ordre qui a demandé le suivi. C’est elle qui décide quelles entreprises suivre et quels documents contrôler.
Asteria RH agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : elle traite les données sur instruction du donneur d’ordre, sans en déterminer les finalités.
Concrètement : si vous êtes une entreprise sous-traitante sollicitée pour fournir des documents, le responsable de ce traitement est le donneur d’ordre qui vous a désignée. Son identité vous est communiquée dans chaque message reçu et dans votre espace personnel.
3. Pourquoi ces données sont traitées
Finalité
Permettre au donneur d’ordre de vérifier que ses sous-traitants sont à jour de leurs obligations sociales et fiscales, et de conserver la preuve de ces vérifications.
Fondement juridique
Article 6.1.c du RGPD — le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable est soumis.
Cette obligation résulte des articles L. 8222-1 et D. 8222-5 du code du travail, qui imposent au donneur d’ordre de vérifier, lors de la conclusion d’un contrat d’au moins 5 000 euros hors taxes et tous les six mois jusqu’à son terme, que son cocontractant s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales.
Le manquement à cette obligation expose le donneur d’ordre à la solidarité financière prévue à l’article L. 8222-2 du même code.
4. Quelles données sont traitées
Concernant les entreprises
Numéro SIREN, raison sociale, forme juridique, adresse, état d’activité au répertoire Sirene.
Concernant les personnes physiques
| Donnée | Origine | Pourquoi |
|---|---|---|
| Nom et prénom des dirigeants | Extrait Kbis | Identification du représentant légal |
| Nom, prénom et adresse électronique du contact | Déclaration du donneur d’ordre ou du sous-traitant | Envoi des demandes de documents |
| Numéro de téléphone du contact | Déclaration | Contact en cas de difficulté |
| Nom, prénom, nationalité, date de naissance, numéro de titre de travail des salariés étrangers | Liste nominative prévue à l’article D. 8254-2 du code du travail | Vérification de l’autorisation de travail |
Concernant l’utilisation du service
Adresse IP, type de navigateur, date et heure de connexion, actions effectuées.
Ces données sont conservées à des fins de sécurité et de preuve, conformément à l’article 32 du RGPD.
Documents collectés
Extrait Kbis, attestation de vigilance URSSAF, attestation de régularité fiscale, attestation d’assurance décennale, liste nominative des salariés étrangers.
Aucune donnée de santé, opinion politique, conviction religieuse, appartenance syndicale ou orientation sexuelle n’est collectée.
5. Qui accède à ces données
Destinataires
- Le donneur d’ordre concerné, pour les sous-traitants qu’il a désignés, via son espace personnel.
- Le sous-traitant concerné, pour ses propres données uniquement.
- Asteria RH, pour l’administration technique du service.
Un donneur d’ordre n’accède jamais aux données relatives aux sous-traitants d’un autre donneur d’ordre. Un sous-traitant n’accède qu’à ses propres données.
Prestataires techniques
Asteria RH fait appel aux prestataires suivants, tous situés dans l’Union européenne :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement du service et conservation des documents | France |
| Mistral AI SAS | Lecture automatisée des documents déposés | France |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Acheminement des messages électroniques | France |
Ces prestataires n’accèdent aux données que pour l’exécution de leur prestation et sont liés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.
Aucun transfert hors Union européenne
Toutes les données sont hébergées et traitées dans l’Union européenne. Aucun transfert vers un pays tiers n’est effectué.
Aucune commercialisation
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires. Elles ne servent à aucune prospection.
6. Combien de temps ces données sont conservées
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Données et documents des entreprises suivies | Durée de la relation, puis 5 ans |
| Historique des documents fournis | 5 ans |
| Historique des demandes adressées | 5 ans |
| Preuves de vérification d’authenticité | 5 ans |
| Journaux de connexion et d’action | 6 mois |
À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées automatiquement, y compris les documents conservés sur les serveurs de stockage. Cette suppression fait l’objet d’une journalisation.
7. Comment ces données sont protégées
- Chiffrement des échanges (TLS 1.2 et 1.3 exclusivement).
- Accès par lien nominatif à durée de validité limitée.
- Cloisonnement strict : chaque utilisateur n’accède qu’à ses propres données.
- Journalisation de l’ensemble des accès et des actions.
- Détection des tentatives d’accès répétées.
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées, dont une externalisée.
- Serveur protégé par pare-feu, accès administrateur par clé cryptographique.
Les jetons d’accès ne sont jamais conservés en clair dans les journaux.
8. Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données :
| Droit | Portée |
|---|---|
| Accès (art. 15) | Obtenir une copie des données vous concernant |
| Rectification (art. 16) | Corriger une donnée inexacte |
| Effacement (art. 17) | Demander la suppression, sous réserve des obligations légales de conservation |
| Limitation (art. 18) | Demander le gel du traitement en cas de contestation |
| Portabilité (art. 20) | Recevoir vos données dans un format structuré |
| Opposition (art. 21) | S’opposer au traitement pour un motif tenant à votre situation |
Une limite à connaître
Les documents et historiques conservés au titre de la preuve des vérifications effectuées ne peuvent être supprimés avant l’expiration du délai légal. L’article 17.3.b du RGPD prévoit en effet une exception au droit à l’effacement lorsque la conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale.
Comment exercer ces droits
Le responsable du traitement étant l’entreprise donneuse d’ordre, adressez-lui votre demande en priorité.
Si vous ne connaissez pas son identité, ou si votre demande concerne le fonctionnement technique du service, écrivez à conformite@asteriarh.fr. Asteria RH transmettra votre demande au responsable concerné dans les meilleurs délais.
Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois, pouvant être prolongé de deux mois en cas de demande complexe.
Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés :
CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 www.cnil.fr
9. Vous estimez ne pas être concerné
Si vous recevez une demande de documents alors que vous n’entretenez aucune relation commerciale avec le donneur d’ordre indiqué, ou que cette relation a pris fin, vous pouvez le signaler directement depuis le lien figurant dans le message reçu.
Les demandes sont alors suspendues le temps de la vérification.
10. Cookies et traceurs
Le service n’utilise aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de réseau social.
Aucun traceur tiers n’est déposé. Aucun consentement n’est donc requis au titre de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés.
Les polices de caractères sont hébergées sur nos propres serveurs : aucune requête n’est adressée à un service tiers lors de la consultation.
11. Modification de cette politique
Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d’évolutions légales ou techniques. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.
Une modification substantielle sera signalée aux utilisateurs par message électronique.
12. Contact
Pour toute question relative à cette politique :
conformite@asteriarh.fr